Private Beschäftigungsgeber, wie z.B. Unternehmen mit in der Regel mehr als 50 Beschäftigten, öffentliche Beschäftigungsgeber mit in der Regel mehr als 50 Beschäftigten, sowie Kommunen ab 10.000 Einwohnern sind zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet.

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Wird ein neues digitales System in eine Organisation eingeführt, betrifft dies in der Regel gleich mehrere Abteilungen. Hauptsächlich sind daran folgende Bereiche beteiligt:

• Führungsebene
• IT
• Personalabteilung
• Datenschutzbeauftragte

Alle haben auf die ein oder andere Art und Weise mit der Umstellung zu tun. Das gleiche gilt für die Einführung eines digitalen Systems in Behörden oder öffentlichen Einrichtungen. Hier sind vor allem folgende Abteilungen direkt betroffen:

• Interne Revisionen
• Sicherheits- und Geheimschutzbeauftragte
• Anti-Korruptionsbeauftragte
• Organisationsbereiche
• Justiziariate
• Personalverantwortliche

Soll das System den erwarteten Erfolg bringen, müssen sich sämtliche Stakeholder so früh wie möglich an diesem Prozess beteiligen.

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Ist ein digitales System installiert, müssen alle Beteiligten sich auf mögliche eingehende Meldungen vorbereiten. Klären Sie unbedingt schon vorab, wer welche Hinweise bearbeitet und wie mit den jeweiligen Meldungen umgegangen werden soll. Wir geben Ihnen folgende Fragen an die Hand, die Sie im Vorhinein beantworten sollten:

1. Werden eingehende Hinweise von nur einer Person bzw. einem Team bearbeitet? Oder sollten die Hinweise lieber nach Themen oder Regionen aufgeteilt werden? Wer springt ein, wenn die Verantwortlichen im Urlaub oder krank sind?
2. Ist die Einführung eines Vier-Augen-Prinzips sinnvoll? So kann missbräuchlicher Umgang mit eingehenden Hinweisen unter Umständen vermieden werden.
3. Ist eine ausreichende juristische Expertise vorhanden, mit denen die Fälle bearbeitet werden können? Oder ist hier eine externe Unterstützung notwendig? In Frage kämen beispielsweise Organisationen oder Kanzleien.

Tipp: Formulieren Sie eine verbindliche Richtlinie, in der alle Prozesse sowie die Antworten auf obenstehende Fragen festgehalten werden. Auf diese Weise können alle – sowohl die beteiligten Abteilungen als auch die Mitarbeiter – jederzeit nachlesen, was zu tun ist. Zudem wird die Transparenz des Systems für potenzielle Hinweisgeber stärker.

Ein interner Meldekanal muss nur Beschäftigten und Leiharbeitern zur Verfügung stehen, damit sie Meldungen im beruflichen Kontext machen können. Dieser Meldekanal muss nicht zwangsläufig für außenstehende Personen offenstehen.

Ob ein digitales System auch für außenstehende Personen zugänglich sein soll, ist vor allem von dem jeweiligen Unternehmen sowie ihrem Wirkungsfeld abhängig. In vielen Unternehmen sind bereits Hinweisgebersysteme auch für Kunden, Lieferanten oder Partner zugängig. Für die allgemeine Öffentlichkeit hingegen sind nur wenige Systeme erreichbar.

Schaut man sich im Vergleich dazu Großbritannien an, sieht die Lage schon anders aus. Hier herrscht bereits eine sehr viel größere Akzeptanz rund um das Thema internes Whistleblowing. Doppelt so viele Organisationen wie in Deutschland akzeptieren  auch externe Meldungen. Dort wurde verstanden, dass eingehende Meldungen von außerhalb wertvolle Informationen enthalten können, von denen man sonst nie erfahren hätte.

Gerade öffentliche Einrichtungen und Behörden könnten von einer Öffnung des Hinweisgebersystems nach außen profitieren: Es bietet die Möglichkeit für direkten Kontakt zur Öffentlichkeit und schafft Nähe zu den Bürgern. Behörden können hier ein neues Maß an Transparenz schaffen und gleichzeitig von eingehenden Hinweisen profitieren.

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Der Meldekanal muss mündliche oder schriftliche (Textform) Meldungen entgegennehmen und auf Bitten des Hinweisgebers auch eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme der Meldung zuständige Person ermöglichen. Dies kann auch virtuell per Videokonferenz erfolgen.

Oftmals reichen Hinweisgeber nur einen Teil der benötigten Informationen ein. Um einen Fall aufklären und entsprechende Maßnahmen ergreifen zu können, bedarf es noch zusätzlicher Daten. Mitunter haben Hinweisgeber auch weitere Beweismittel wie Tonaufnahmen, Fotos oder Dokumente in der Hand, die sie gerne mitliefern wollen. Es empfiehlt sich daher, den Meldekanal so einzurichten, dass Beweismittel beigefügt werden können.

In der Praxis hat sich ein digitales System als effizienteste Lösung erwiesen. Der Vorteil liegt darin, dass der Hinweisgeber in einem digitalen System durch einen Fragenkatalog geleitet wird, mit Hilfe dessen die relevanten Informationen erfasst werden. Demgegenüber muss der Hinweisgeber bei einer bloßen E-Mail-Adresse als Meldekanal diese Frage selbst entscheiden. Er bietet zudem die Möglichkeit eines sicheren Rückkanals zur Stellung von Rückfragen bei der Aufklärung von Hinweisen.

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Besonderen Schutz erfahren Hinweisgeber, die Missstände im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit melden. Dazu gehören unter anderem Arbeitnehmer, Teilzeitbeschäftigte, befristet Beschäftigte, Freiberufler, Zulieferer, Dienstleister, Geschäftspartner sowie ehemalige und künftige Arbeitnehmer.

Vom persönlichen Schutzbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes ist nicht nur die hinweisgebende Person umfasst. Geschützt sind darüber hinaus die Personen, denen ein Fehlverhalten vorgeworfen wird sowie sonstige, in der Meldung genannte Personen wie z.B. Kollegen.

Management (Führungsebene)

• „Tone-from-the-top“: Das Management sollte voll und ganz hinter der Einführung eines digitalen Systems stehen.
• Die Führungsebene sollte eine wertschätzende, angemessene Arbeitskultur vorleben und an untere Ebenen weitergeben.
• Idealerweise wirkt das Management aktiv an den Kommunikationsmaßnahmen mit.

Personalvertretung

• Personalvertretungen sollten bei der Entscheidung ob und welches System eingeführt wird einbezogen werden, da es um Mitarbeiterbelange geht
• Es ist zu klären ob eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden muss
• Innerhalb einer Organisation kann die Personalvertretung ein ausschlaggebender Fürsprecher für die Einführung eines digitalen Systems sein. Sollte es Vorbehalte geben oder eine allgemeine Skepsis herrschen, kann sie helfen, diese aufzuklären und abzubauen.

Datenschutzbeauftragte

• ‍‍Oberste Priorität für Datenschutzbeauftragte hat der Schutz personenbezogener Daten von Hinweisgebenden und vom Hinweis betroffenen. Alle Abläufe müssen DSVGO-konform sein.
• Sie müssen auf die Wahl eines datenschutzkonformen digitalen Systems bestehen. Die Datenschutzkonformität muss nachweisbar sein.

Personalabteilung bzw. Personalreferat

• Die Personalabteilung sollte involviert sein, da es Personal/Mitarbeitende betrifft
• Es muss unbedingt eine Regelung festgelegt werden, wie Hinweise, die in der Personalabteilung ankommen bearbeitet bzw. weitergeleitet werden sollen.

IT-Abteilung bzw. IT-Referat

• Wird ein digitales System eingeführt, ist die IT-Abteilung eine wichtige Anlaufstelle.
• Idealerweise beharrt die Abteilung auf Nachweise und eine relevante Dokumentation höchster IT-Sicherheit. Technische Aufwände, wie beispielsweise die Wartung des Hinweisgebersystems, soll dabei möglichst gering gehalten werden.

Wer sich für einen erfahrenen Anbieter von Hinweis­geber­systemen entscheidet, erhält zuverlässige Unterstützung bei der Kommunikation mit den betroffenen Abteilungen. Neben ergänzenden Doku­menten und Argumen­ta­tions­hilfen unter­stützen die Anbieter auch dabei, offene Fragen schon im Vorhinein zu klären und eventuelle Vorbe­halte aus dem Weg zu räumen.

Es gibt eine Reihe von geeigneten Meldekanälen (Digitales Hinweisgebersystem, Telefon, E-Mail, Post, Persönlich). Alle davon haben ihre eigenen Vor- und Nachteile. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass der gewählte Meldekanal auch zu Ihrem Unternehmen passt. Es ist auch möglich, verschiedene Kanäle miteinander zu kombinieren. Das könnte die Hemmschwelle senken und externe Meldungen verhindern. Folgende Fragen helfen Ihnen bei der Entscheidung für einen passenden Meldekanal:

1. In welchem Themengebiet erwarten Sie die meisten Meldungen? Wo können Sie vielleicht im Vorhinein schon Risiken für Missstände oder Fehlverhalten (z. B. Betrug, Korruption, Geldwäsche) minimieren?
2. Wer soll in erster Linie Hinweise abgeben können? Haben nur Beschäftigte und Leiharbeiter Zugriff auf das System oder auch externe Stellen?
3. Soll der Meldekanal jederzeit zur Verfügung stehen oder nur zu den Bürozeiten?
4. Muss der Meldekanal von überall aus zugängig sein, auch von außerhalb des Unternehmens?

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Bei allen Meldungen ist die Identität der von einer Meldung betroffenen Personen vertraulich zu behandeln. Dies gilt zunächst für den Hinweisgeber selbst. Die Meldestellen haben darüber hinaus die Identität der Personen, denen ein Fehlverhalten vorgeworfen wird sowie sonstige, in der Meldung genannte Personen wie z.B. Kollegen, zu wahren.

Vertraulichkeit bedeutet jedoch nicht Anonymität. Es besteht keine Verpflichtung, anonyme Meldekanäle einzurichten. Anonym eingehende Meldungen sollen, müssen aber nicht bearbeitet werden.

Viele Unternehmen befürchten zwar, dass dann eine höhere Anzahl an missbräuchlichen Meldungen abgegeben wird, doch diverse Studien zeigen etwas anderes: 60 % aller Hinweisgeber wählen bei der ersten Meldung den anonymen Weg. Ist dieser bei der internen Meldestelle nicht vorhanden, wählen Hinweisgeber wohlmöglich den Weg zur externen Meldestelle. Es ist daher durchaus ratsam einen Meldekanal einzurichten, der anonyme Meldungen ermöglicht.

Hier stellen wir Ihnen eine Übersicht über die bekanntesten Hinweisgeberkanäle und ihre Vor- bzw. Nachteile vor. Es hat sich mittlerweile herauskristallisiert, dass ein digitales System die effizienteste Lösung ist. Im Vergleich zu anderen Kanälen überwiegen hier deutlich die Vorteile. Neben den sicheren Übertragungswegen, überzeugt es auch durch eine rechtssichere Dokumentation. Zudem ist es die einzige Möglichkeit, um eine vollständige Anonymität zu gewährleisten. Digitale Systeme können nach Belieben skaliert werden und sind somit für eine Bandbreite an Einrichtungen geeignet – von Unternehmen über kleine Behörden bis hin zu Stadtverwaltungen oder sogar Ministerien.

Hinzu kommt, dass ein digitales System beispielsweise durch Kanäle wie Telefon- oder E-Mail-Verkehr erweitert werden kann. Natürlich können Hinweisgeber sich auch direkt an die zuständigen Ansprechpartner wenden und den persönlichen Kontakt suchen. Diese Art von Meldungen können auch nachträglich noch im System gespeichert werden, um alle Meldungen übersichtlich an einem Ort zu haben.

Die erforderlichen Abläufe und Prozesse sind bereits datenschutzkonform integriert. Damit entlastet das Hinweisgebersystem die interne Meldestelle und die verpflichteten Unternehmen.

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